Wir gehen ans Telefon, wenn bei Ihnen niemand abnehmen kann — rund um die Uhr, an sieben Tagen. Und wir rufen die Patienten an, bei denen Check-up, Screening oder Impfung fällig ist. Das ist der Teil, der Ihnen nicht nur Arbeit abnimmt, sondern Honorar zurückholt.
Während der Sprechstunde kommt niemand durch. Rezeptwünsche, Terminanfragen und Rückfragen landen nirgends — der Patient ruft immer wieder an und ist zunehmend verärgert, weil niemand ans Telefon geht.
Check-up 35+, DMP, Impfungen: gesondert vergütet und trotzdem liegen geblieben, weil niemand die Zeit hat, hinterherzutelefonieren.
Am Tresen steht ein Patient, das Telefon klingelt, im Hintergrund wartet der Arzt. Genau daran hängen Krankheitstage und Kündigungen — und eine Nachbesetzung dauert Monate.
Fortbildung, Krankheitsfall, Urlaub: Die Patienten stehen vor der Tür oder hängen in der Leitung. Was Menschen ärgert, ist selten das Warten — es ist das Nichtwissen.
Was wir nicht versprechen: dass bei Ihnen alle pünktlich drankommen. Das können wir nicht steuern, und niemand sollte es Ihnen versprechen. Was wir zusagen können, ist, dass niemand mehr im Unklaren gelassen wird.
Ein Telefonassistent nimmt Ihnen Arbeit ab. Das ist angenehm, aber es bringt nichts in die Kasse. Der Recall dreht das um: Wir rufen aktiv die Patienten an, bei denen eine Leistung fällig ist, die gesondert vergütet wird und nicht im Regelleistungsvolumen untergeht.
Sie ziehen die Liste einmal aus Ihrem Praxisverwaltungssystem und übergeben sie uns — verschlüsselt, über Ihr Portal. Das Telefonieren übernehmen wir; Sie bekommen die vereinbarten Termine zurück. Für diese Daten gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den Sie vor dem ersten Anruf von uns bekommen, zusammen mit der Verpflichtung auf die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB. Die Liste löschen wir, sobald die Aktion abgearbeitet ist, spätestens nach 30 Tagen — automatisch, nicht auf Zuruf.
Den angesammelten Rückstand rufen wir nicht auf einen Schlag ab. Er wird über etwa sechs Monate verteilt — sonst stehen mehr Termine im Kalender, als Ihre Sprechstunde aufnehmen kann.
30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Wir gehen Ihren Praxisalltag durch und sagen ehrlich, ob sich das für Sie rechnet.
Sie bekommen Vertrag und Auftragsverarbeitung ins Portal und unterschreiben am Bildschirm. Dazu die erste Rechnung: Einrichtung und erster Monat. Wir fangen an, sobald sie bezahlt ist — das ist bei uns die einzige Vorleistung, die wir von Ihnen brauchen.
Sie füllen im Portal einen Fragebogen aus und tragen Ihre Zeiten ein. Daraus bauen wir die Assistenz für Ihre Praxis — komplett aus der Ferne.
Wir führen 20 Testanrufe, davon 5 Notfälle, und schicken Ihnen die Aufnahmen. Sie hören rein und geben den Notfallkatalog frei.
Ihr Telefonanbieter schaltet die Rufumleitung, wir sagen genau wie. Die erste Woche begleiten wir eng, danach sehen Sie alles im Portal.
Was bei Ihnen bleibt, sind die Entscheidungen: der Fragebogen, Ihre Zeiten und die Freigabe des Notfallkatalogs. Alles andere — Aufbau, Testanrufe, Abstimmung mit Ihrem Telefonanbieter, Einweisung Ihres Teams — übernehmen wir. Eine Anfahrt gibt es nicht, und Ihre Sprechstunde muss dafür keinen Tag ausfallen.
Wir arbeiten ausschließlich in Ihrem Auftrag. Der Vertrag dazu liegt unterschriftsreif vor, bevor der erste Anruf angenommen wird.
Jeder bei uns, der mit Ihren Daten in Berührung kommt, ist als mitwirkende Person förmlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ohne das dürften Sie uns gar nichts anvertrauen.
Portal, Auswertungen und Ihre Praxisdaten werden in der EU gespeichert und übertragen, verschlüsselt und je Praxis technisch getrennt. Jeden Dienstleister, der auf dem Weg beteiligt ist, nennen wir Ihnen namentlich im Auftragsverarbeitungsvertrag — vor dem ersten Anruf, nicht danach.
Für die Telefonannahme und den Recall benötigen wir Name, Rufnummer und Anliegen Ihrer Patienten — anders geht es nicht, wir sollen ja Ihre Anrufe abnehmen. Diese Daten liegen verschlüsselt und je Praxis technisch getrennt bei uns, nicht bei einem fremden Anbieter.
Die Assistenz nimmt keine Triage vor und ersetzt keine ärztliche Erreichbarkeit. Sie verweist bei Notfallhinweisen sofort auf 112 und 116 117.
Ihre Patienten werden nicht getäuscht. Die Assistenz wird gemäß den geltenden Kennzeichnungspflichten eingerichtet.
Für Einzelpraxen mit einem Arzt.
Für Praxen mit zwei Ärztinnen oder Ärzten.
Für Gemeinschaftspraxen ab drei Ärzten und MVZ.
Fragebogen auswerten, Assistenz auf Ihre Praxis bauen, Testanrufe, Abnahme, Einweisung Ihres Teams. Einmalig bei Vertragsschluss, danach nie wieder.
Warum die Minuten im Jahr zählen und nicht im Monat. In der Grippezeit telefoniert eine Praxis rund ein Drittel mehr als im August. Wer ein Monatskontingent verkauft, schickt Ihnen jeden Februar eine Nachzahlung. Wir rechnen deshalb übers Jahr — dann gleicht der ruhige Sommer den vollen Winter aus. In Ihrem Portal sehen Sie jederzeit, wo Sie stehen, und wir melden uns von selbst, lange bevor es eng wird. Was über dem Kontingent liegt, kostet 0,19 € je Minute.
Endpreis heißt Endpreis. Der Monatsbetrag Ihres Pakets ist alles, was diese Assistenz Ihre Praxis kostet — Umsatzsteuer eingerechnet, nicht obendrauf. Wir wissen, dass Sie als Praxis nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind und jeder Aufschlag für Sie echtes Geld wäre. Bei Jahreszahlung sind zwei Monate frei.
Laufzeit und Kündigung, damit es nicht im Kleingedruckten steht. Die Erstlaufzeit beträgt zwölf Monate. Danach verlängert sich der Vertrag jeweils um weitere zwölf Monate, wenn Sie nicht drei Monate vor Ablauf kündigen — für das erste Jahr ist der letzte Tag also das Ende des neunten Monats. Wir erinnern Sie vier Monate vorher von selbst daran, damit Sie in Ruhe entscheiden können und die Frist nicht versehentlich verstreicht. Gekündigt wird formlos, eine E-Mail genügt. Außerordentlich kündbar ist der Vertrag außerdem bei Praxisabgabe, Praxisverkauf oder Berufsunfähigkeit der Praxisinhaberin oder des Praxisinhabers gegen Nachweis.
Jeden Monat schwarz auf weiß, was Ihre Assistenz geleistet hat: wie viele Anrufe angenommen wurden, worum es dabei ging, und was der Recall an zusätzlichen Vorsorgeterminen gebracht hat. Kein Blackbox-Versprechen — ein Bericht, den Sie in der Hand halten.
Damit Sie sich das vorher ansehen können, hier ein Muster mit erfundenen Werten unserer Demo-Praxis — genau im Format, das auch Ihre Praxis jeden Monat bekommt.
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